Инвентаризация топлива на АЗС: как считать остатки без ошибок

Электронная рулетка для замера уровня, температуры и границы воды в резервуаре — современная замена метрштока. Фото: exlex, Wikimedia Commons, CC BY-SA 3.0

Инвентаризация топлива на АЗС отвечает на один вопрос: сколько литров лежит в резервуарах на самом деле и сходится ли это с бухгалтерией. Именно здесь теряются деньги: замер без температуры, «усреднённые» недостачи и сверка раз в месяц прячут утечки лучше любого вора.

Как проходит замер резервуаров

Инструкция Госкомнефтепродукта требует измерять уровень топлива и подтоварной воды в каждом резервуаре, а плотность и температуру — в отобранной пробе (п. 9.20). Точность: уровень — 1 мм, плотность — 0,5 кг/м³, температура — 0,5 °C (п. 6.4). Уровень переводят в объём по градуировочной таблице: правила эксплуатации АЗС РД 153-39.2-080-01 требуют, чтобы каждый резервуар прошёл градуировку (п. 5.6) и имел базовую высоту для проверки метрштока (п. 5.5). После слива топливо должно отстояться не менее 20 минут (п. 13.7). При передаче смены по уровню, плотности и температуре определяют массу остатков в каждом резервуаре (п. 16.4) — по сути, инвентаризация бензина происходит каждую смену.

Чем мерить — метрштоком, рулеткой или уровнемером — менее важно, чем то, кто мерит и кто записывает.

Температурная поправка и плотность

Главная ошибка ручной инвентаризации — сравнивать литры при разной температуре. Коэффициент объёмного расширения бензина — 125 × 10⁻⁵ на градус, то есть 0,125 % объёма на градус. В резервуаре на 20 000 л разница между замером при +20 °C и при +10 °C — около 250 литров. Топлива столько же, литров «не хватает».

Поэтому остатки топлива АЗС сводят в килограммах: объём умножают на плотность при температуре замера, а плотность из накладной приводят к 15 °C. Пример из практики 1С: АИ-95 замеряли при +16, +28 и +22 °C — плотность и объём менялись, масса оставалась 7 568 кг. Как сверять массу при приёмке бензовоза, мы писали отдельно.

Расчётный остаток против фактического

Остаток на начало периода плюс приход по накладным минус отпуск по счётчикам колонок — расчётный остаток. Его ведёт программа для АЗС в бэк-офисе, например 1С для АЗС, по накладным и сменным отчётам. Замер даёт фактический. Разница — недостача или излишек.

Часть разницы законна. Инструкция Госкомнефтепродукта считает погрешностью измерений колонок расхождение до 0,5 % от объёма расхода за межинвентаризационный период (п. 9.35). Вторая законная часть — естественная убыль. В Казахстане с 1 января 2021 года действует СТ РК 3553-2020, а его предшественник ПСТ РК 46-2015 задаёт порядок цифр: бензин в заглублённом стальном резервуаре — от 0,36 кг/т (северная зона, осень-зима) до 0,68 кг/т (южная зона, весна-лето) на тонну принятого топлива, дизель — 0,01–0,04 кг/т (таблица 13.1). Алматинская область — южная зона, Акмолинская — северная (приложение Б). На 100 тонн принятого бензина это максимум 68 кг, меньше 100 литров. Хищения и аварии в нормы не входят (п. 4.4).

Если при продажах 100 000 л в месяц не хватает 500 л — это погрешность. Если 2 000 л — недостача топлива АЗС, и у неё есть автор. Откуда она берётся, разбирали в статье про воровство топлива на АЗС.

Как оформить результаты

По казахстанским Правилам ведения бухгалтерского учёта инвентаризация проводится не менее раза в год (п. 60), а обязательно — при смене материально ответственных лиц и при выявлении хищений (п. 62). Состав комиссии утверждается приказом (п. 64), описи подписывают все члены комиссии и МОЛ (п. 68), расхождения выводят в сличительной ведомости (п. 70), недостача сверх норм возмещается виновными (п. 71). Отраслевые формы: опись 32-НП по каждому резервуару, сличительная ведомость 33-НП и расчёт естественной убыли 34-НП (пп. 9.23, 9.26, 9.31 инструкции).

Три ошибки, которые прячут недостачу

• Замер без температуры. Летом «излишек», зимой «недостача», а на деле одно и то же топливо. Пока учёт ГСМ на АЗС ведётся в литрах без поправки, цифры врут в обе стороны.
• Усреднение. Минус 800 л на одной станции и плюс 700 л на другой в сводке дают «почти ноль». Смотрите по каждому резервуару и смене.
• Инвентаризация раз в месяц. Инструкция требует её не реже раза в месяц (п. 9.1), но за 30 смен ошибки перемешиваются, и виноватых не найти.

Сверка каждую смену, а не раз в месяц

Уровнемер снимает уровень, температуру и воду непрерывно и без участия того, кого проверяют. FuelMon берёт эти данные, сверяет продажи через колонки с изменением уровня и присылает алерт, когда расхождение выходит за погрешность. Так мониторинг топлива на АЗС находит расхождение в ту же смену, пока ещё понятно, кто стоял у колонки. Месячная инвентаризация остаётся, но лишь подтверждает цифры, которые владелец видел каждый день.

Чек-лист для владельца АЗС

1. У каждого резервуара есть актуальная градуировочная таблица и базовая высота.
2. Замер: уровень, вода, температура, плотность; после слива — 20 минут отстоя.
3. Сверка в килограммах, плотность приведена к 15 °C.
4. Норма: погрешность до 0,5 % расхода плюс убыль по СТ РК 3553-2020. Всё сверх — акт и виновный.
5. Результат — по каждому резервуару и смене, без усреднения.
6. Опись, сличительная ведомость, расчёт убыли подписаны комиссией и МОЛ.
7. Между инвентаризациями остатки сверяет прибор, а не человек.