1С для нефтебазы и АЗС: как вести учёт ГСМ от приёмки до продажи

Резервуарный парк нефтебазы: по каждой ёмкости учёт ведётся ежедневно. Фото: Goldman Group, Wikimedia Commons, CC BY-SA 4.0

Когда у сети появляется своя нефтебаза, учёт усложняется вдвое: топливо приходит цистернами, лежит в резервуарах, уезжает бензовозами на свои станции и только потом продаётся через колонку. Если каждый этап живёт в своей таблице, литры «теряются» на стыках. Разберём, как собрать всю цепочку в одной системе на 1С — и чем 1С для нефтебазы отличается от 1С для АЗС.

Что такое оперативный учёт нефтебазы

Бухгалтерия видит тонны и тенге раз в месяц. Оперативный учёт — это то, что происходит каждый день: сколько принято, сколько лежит в каждом резервуаре, сколько отгружено и кому. Главная особенность — двойной учёт по массе и объёму: топливо покупают в тоннах, продают в литрах, а объём «гуляет» с температурой. Так устроены отраслевые решения: в продукте «Нефтебаза и АЗС: оперативный учёт» заявлен двойной количественный учёт нефтепродуктов по массе и объёму, а «1С:Управление сетью АЗС. Бэк-офис» ведёт запасы в разрезе АЗС, резервуаров, ТРК и пистолетов.

Цепочка документов: от цистерны до чека

• Приёмка. Ж/д цистерну или бензовоз принимают актом: замер до и после слива, плотность, температура, пересчёт в тонны. Расхождение с накладной фиксируют сразу. Как принять бензовоз без потерь — в отдельной статье.
• СНТ и Виртуальный склад. По нефтепродуктам сопроводительная накладная на товары оформляется в ИС ЭСФ через Виртуальный склад с 1 апреля 2023 года; получатель подтверждает или отклоняет её в течение 20 рабочих дней при доставке транспортом. Отгрузка с нефтебазы на собственную АЗС — тоже движение товара, и его надо проводить через ВС, иначе остатки в системе КГД разойдутся с реальными.
• ЭСФ. Оптовым покупателям электронный счёт-фактура выписывается из той же базы, что и СНТ.
• Розница. На станции топливо продаётся через кассу, чек уходит в ОФД, смена закрывается сменным отчётом — это розничная часть учёта ГСМ на АЗС.

Естественная убыль: по норме, а не «сколько не хватило»

Часть топлива испаряется при приёме, хранении и отпуске, и это списывается по нормам. В Казахстане их задаёт ПСТ РК 46-2015: нефть и нефтепродукты делятся на восемь групп, территория — на три климатические зоны, год — на осенне-зимний и весенне-летний периоды. Например, приём бензина в резервуары в северной зоне зимой — 0,24 кг на тонну, хранение до месяца летом в той же зоне — 0,90 кг/т. Предварительный стандарт был рассчитан на 2015–2018 годы, а сейчас КазСтандарт обсуждает проект СТ РК с тем же названием — какой документ применять сегодня, уточните у бухгалтера. Программа же должна считать норму сама по массе, зоне и периоду, а всё сверх нормы показывать как недостачу с ответственным.

Какие решения «1С: нефтебаза и АЗС» есть на рынке

• «1С:Управление сетью АЗС. Бэк-офис» — на базе «1С:Управление торговлей»: объёмно-массовый учёт топлива, загрузка чеков ККМ и поступлений из АСУ АЗС, топливные карты, интеграция с «1С:Бухгалтерией».
• «1С-Рарус: АЗК + Нефтебаза» — оперативный учёт торговли нефтепродуктами: складской учёт по массе, объёму и стоимости, товары на хранении, состояние резервуарного парка, обмен с бухгалтерией через файлы.
• «1С-Рейтинг: Нефтебаза» — казахстанское решение на «Бухгалтерии для Казахстана»: бухгалтерский, налоговый и оперативный учёт в одной базе, интеграция с ИС ЭСФ (СНТ, ЭСФ, Виртуальный склад), списание естественной убыли при хранении.

Российские продукты сильнее в оперативке, но СНТ и Виртуальный склад в них придётся дорабатывать под РК. Казахстанское — наоборот, ближе к налоговой, чем к резервуару. Что каждое из них умеет и во что обходится внедрение — в обзоре решений «1С нефтебаза».

Как сводить резервуары с бухгалтерией

Классическая боль: по 1С остаток 48 тонн, по замеру 46. Причины: плотность взяли «по паспорту», а не по факту; калибровочная таблица резервуара устарела; убыль списали в конце месяца одной цифрой. Порядок такой: ежедневный замер каждого резервуара → пересчёт в массу по фактической плотности → сверка с книжным остатком → акт на расхождение в тот же день. Оборудование для АЗС и нефтебаз — уровнемеры, счётчики, контроллеры ТРК — должно отдавать замеры в учёт само; какие уровнемеры подходят, смотрите в обзоре, а что ещё автоматизируют на базе и в каком порядке — в гиде «автоматизация нефтебазы».

Где здесь наши продукты

Скажем честно: нефтебазу мы не автоматизируем. Наш модуль АЗС для «1С:Розница» закрывает розничную часть: отпуск топлива и товаров одним чеком, управление ТРК из кассы, фискализация в ОФД, СНТ и ЭСФ, сменные отчёты. А FuelMon — мониторинг топлива на АЗС — следит за резервуарами станций: уровни, температура, подтоварная вода, сверка продаж ТРК с уровнями — и отдаёт бэк-офису цифры, не зависящие от оператора.

Что это значит для владельца АЗС

• Ведите топливо в двух единицах: тонны при закупке, литры при продаже, плотность — фактическая.
• Каждое движение — документом в день события: акт приёмки, СНТ через Виртуальный склад, сменный отчёт.
• Естественную убыль считайте по норме, а не подгоняйте под недостачу.
• Выбирая решение на 1С, проверьте: есть ли объёмно-массовый учёт и работает ли СНТ без доработок.
• Резервуары сверяйте с книжным остатком ежедневно, а лучше — автоматически.
• Не внедряйте всё сразу: сначала розница и резервуары станций, потом нефтебаза — см. поэтапный план внедрения.