Учёт бензина в 1С 8.3: пошаговая инструкция для АЗС и автопарка

Слив бензовоза: с этого момента литры должны появиться в 1С. Фото: Santeri Viinamäki, Wikimedia Commons, CC BY-SA 4.0

Топливо испаряется, меняет объём от температуры и продаётся через прибор, а не с полки. Поэтому учёт бензина в 1С 8.3 сложнее учёта любого другого товара: кроме обычных документов нужны нормы, инвентаризация и сверка с оборудованием. Ниже — пошаговая инструкция для АЗС и автопарка: какие документы нужны в 1С для АЗС и где их дополняет мониторинг топлива на АЗС.

Шаг 1. Поступление: бензовоз и СНТ

В «1С:Бухгалтерии 8» топливо приходуют двумя способами: централизованно — документом «Поступление (акт, накладная)» в разделе «Покупки», или через подотчётника — «Авансовым отчётом» в разделе «Банк и касса»; так описывает инструкция по учёту ГСМ в 1С 8.3. Для АЗС это первый способ: пришёл бензовоз — оприходовали.

В Казахстане к накладной добавляется СНТ. Нефтепродукты входят в перечень товаров, на которые она обязательна: поставщик выписывает её не позднее начала отгрузки, а получатель подтверждает или отклоняет в ИС ЭСФ — в течение 10 календарных дней, при доставке транспортом — 20 рабочих дней (приказ Минфина № 657, действует с 1 января 2026 года). Приходовать нужно столько, сколько реально слилось в резервуар (как замерять — в статье о приёмке бензовоза); если меньше, чем в СНТ, её отклоняют, и поставщик исправляет.

Шаг 2. Перемещение и продажа через ТРК

Внутри базы топливо лежит на складах, передача между ними — документ «Перемещение товаров» в разделе «Склад». Для сети АЗС удобно, когда каждый резервуар — отдельный склад: тогда видно, где именно ушли литры.

В отраслевом «1С:Розница 8. АЗС. Фронт-офис» топливо учитывается в разрезе «ТРК — Пистолет — Резервуар — Вид топлива», приёмка идёт «по данным накладной, измерителей, по счётчикам», а инвентаризация топлива — одна из штатных операций (описание решения). Наш модуль АЗС для «1С:Розница» решает ту же задачу для АЗС Казахстана: кассир управляет ТРК из кассы, топливо и товары идут одним чеком через ОФД, СНТ и ЭСФ формируются из той же базы. Как устроена продажа топлива через кассу, разобрано в статье «1С и АЗС»; на АЗС самообслуживания ту же цепочку без кассира замыкает терминал.

Шаг 3. Как вести учёт бензина по топливным картам в 1С

Если вы автопарк и заправляетесь по картам, топливо приходуют по отчёту эмитента тем же «Поступлением», а водитель приносит только путевой лист. Если вы АЗС и продаёте по картам и талонам, это продажа с предоплатой: аванс от клиента, отпуск по карте на колонке, закрывающие документы. Подробнее — в статье о талонах и корпоративных картах.

Шаг 4. Автопарк: путевые листы и нормы расхода

В «1С:Бухгалтерии 8» есть штатный документ «Путевой лист»: его включают в настройках функциональности, топливо ведут на субсчетах «Топливо на складе» и «Топливо в баке», а сам лист хранит маршрут, расход и остаток в баке и списывает топливо на счёт затрат (ответ специалиста 1С). В казахстанской «1С-Рейтинг: Бухгалтерия автотранспортного предприятия» нормы задают документом «Установка норм расхода ГСМ», а в путевом листе есть кнопка «Расчёт нормы и количества списания» с учётом прицепа и груза: в примере партнёра 1С тягач с прицепом 6,5 т и 10 т груза на 2110 км получает норму 780 литров.

Сами нормы в РК — постановление Правительства № 1210: базовая норма на 100 км умножается на пробег и корректируется поправками. Зимой надбавка до 5 % на юге (Жамбылская, Мангистауская, Туркестанская — в документе ещё Южно-Казахстанская — области), до 10 % в Алматинской, Атырауской и Кызылординской, до 15 % на севере и в центре; для машин старше 5 лет с пробегом более 100 тыс. км — до 5 %, старше 8 лет и 150 тыс. км — до 10 %. Документ формально для госорганов, но частникам он служит основой для собственного приказа о нормах.

Шаг 5. Инвентаризация и естественная убыль

Раз в смену снимают остатки в резервуарах и сравнивают с учётными (как замерять без ошибок — в статье об инвентаризации топлива на АЗС). Расхождение в пределах нормы списывают как естественную убыль, остальное — недостача. Нормы для АЗС задаёт СТ РК 3553-2020, введённый с 1 января 2021 года: для заглубленных стальных резервуаров по бензину 0,36–0,49 кг на тонну принятого топлива осенью-зимой и 0,40–0,68 кг весной-летом в зависимости от климатической зоны, по дизелю 0,03–0,04 кг/т; норма уже включает приёмку, хранение и отпуск через колонки (таблица 9 стандарта). На 20 тонн бензина летом на юге это 13,6 кг, при плотности 0,75 кг/л — около 18 литров. Всё, что сверх, — не «испарилось», а ушло.

Списание в 1С — «Требование-накладная» в разделе «Склад» с указанием счёта затрат. Сверять остатки резервуаров с продажами колонок 1С сама не умеет — это задача мониторинга топлива на АЗС вроде FuelMon, который сверяет продажи ТРК с уровнями в резервуарах и шлёт алерт при расхождении.

Как правильно вести учёт ГСМ на АЗС: чек-лист для владельца

• Приходовать по факту слива; СНТ подтверждать только после замера.
• Каждый резервуар — отдельный склад в 1С.
• Продажа только через кассу с управлением ТРК; карты и талоны — с предоплатой и закрывающими документами.
• Нормы расхода и естественной убыли утвердить приказом и внести в 1С.
• Инвентаризация каждую смену, сверка с продажами — автоматически.

Если учёт пока ведётся в тетради, а программа для АЗС ещё не выбрана, начните с поэтапного плана внедрения.